Het is bijna onmogelijk om een bedrijf goed en efficiënt te laten functioneren zonder dat elkeen weet voor welke taken en verantwoordelijkheden hij/zij in moet staan. Een functiefiche is dan een zeer nuttig hulpmiddel om deze uniform, transparant en meetbaar te documenteren.
Functiefiches zijn documenten waarin duidelijk wordt omschreven welke taken en verantwoordelijkheden horen bij een bepaalde functie binnen het bedrijf. Ze kunnen helpen om de rollen en verantwoordelijkheden van medewerkers duidelijk te maken en om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van wat van hem of haar wordt verwacht.
Voor een klein bedrijf kan het opstellen van functiefiches in het bijzonder nuttig zijn, omdat het kan helpen om de werkzaamheden van medewerkers beter te coördineren en om ervoor te zorgen dat iedereen duidelijk weet wat hij of zij moet doen in een kleinere, frequent meer volatiele en uitdagende omgeving. Het kan ook helpen om te zorgen dat de belasting van medewerkers eerlijk is verdeeld en om ervoor te zorgen dat er geen taken overlappen of vergeten worden.
Daarnaast kunnen functiefiches ook nuttig zijn bij het aannemen van nieuwe medewerkers, omdat ze duidelijk maken wat de verwachtingen zijn en wat de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van een bepaalde functie zijn. Verwar hierbij niet vacature met functiefiche; beide trekken op mekaar maar hebben een aparte doelstelling.
Als je besluit om functiefiches op te stellen, is het belangrijk om ze regelmatig te updaten en te beoordelen om ervoor te zorgen dat ze relevant blijven en aansluiten bij de behoeften van het bedrijf.
